Acerca de DAGDA International

DAGDA International es una empresa global de servicios de seguridad que ofrece protección ejecutiva, soporte de seguridad integrada, soporte de riesgos de viaje y servicios de seguridad operativa para clientes corporativos. Nuestro trabajo es dinámico, detallista, confidencial y muy centrado en el cliente.

Buscamos un Asistente Administrativo de Facturación y Finanzas organizado y fiable que apoye a nuestro equipo financiero con documentación de facturación, seguimiento de cuentas por cobrar, apoyo a gastos y tareas administrativas generales.

Resumen del puesto

El Asistente Administrativo de Facturación y Finanzas ayudará al equipo de Finanzas a recopilar, organizar y mantener la documentación necesaria para la facturación de clientes, el soporte de facturas, el seguimiento de cuentas por cobrar y los registros relacionados con finanzas.

Este es un puesto de apoyo financiero de nivel inicial y es una gran oportunidad para alguien que es detallista, organizado, cómodo trabajando con hojas de cálculo y interesado en crecer en facturación, cuentas por cobrar, contabilidad o administración financiera.

No se requiere experiencia avanzada en contabilidad. El candidato ideal es fiable, preciso, profesional y capaz de seguir instrucciones, listas de comprobación, plazos y procesos establecidos.

Horario de trabajo y ubicación

Este puesto está destinado a un candidato ubicado en o cerca del área de Charlotte, Carolina del Norte.

El puesto comenzará como un puesto a tiempo completo, en oficina, cinco días a la semana, para apoyar la incorporación, formación, acceso a documentos y coordinación con los equipos de Finanzas y Operaciones.

Tras el periodo inicial de incorporación y formación, y en función de las necesidades empresariales y el desempeño satisfactorio, se espera que el puesto pase a un horario híbrido de tres días en oficina y dos días trabajando desde casa.

Responsabilidades clave

Soporte de facturación

Ayuda a recopilar los documentos necesarios para la facturación de los clientes, incluyendo recibos, apoyo a gastos, registros de tiempo, detalles de proyectos y aprobaciones de los clientes.

Organizar el soporte de facturación por cliente, proyecto, programa y periodo de facturación.

Ayuda a revisar los paquetes de facturación para comprobar si están completos y remitir información faltante o poco clara a Finanzas para su revisión.

Mantén carpetas de facturación de clientes, archivos de copia de seguridad de facturas y rastreadores de facturación.

Haz seguimiento con los miembros internos del equipo por si faltan recibos, códigos de proyecto, aprobaciones u otro soporte de facturación.

Ayuda a preparar los borradores de los paquetes de apoyo a facturas para la revisión financiera.

Apoyo a las cuentas por cobrar

Ayuda a mantener los rastreadores de cuentas por cobrar, registros de facturación y notas de estado de facturas.

Actualiza el estado de la factura basándote en la información proporcionada por Finanzas.

Ayuda a preparar el soporte para los estados de cuenta del cliente o la copia de seguridad de informes antiguos según se solicite.

Organiza las confirmaciones de pago, los detalles de las remesas y las notas de la cuenta del cliente.

Identifica y escala la información que falte, inconsistencias o preguntas a Finanzas para su revisión.

Soporte de gastos y documentación

Revisa el soporte de gastos para verificar la completitud básica, incluyendo recibo, fecha, proveedor, importe, propósito empresarial, nombre del cliente y código del proyecto.

Ayuda a organizar los recibos de la rampa y la documentación de gastos.

Ayuda a identificar recibos perdidos o información de gastos incompleta.

Mantener organizados archivos digitales para recibos, facturas, órdenes de compra, estados de trabajo, aprobaciones de clientes y otros documentos financieros.

Apoyo Administrativo

Proporcionar apoyo administrativo general al equipo de Finanzas.

Mantén hojas de cálculo, rastreadores, carpetas compartidas y registros digitales.

Ayuda con la introducción de datos, organización de documentos, resúmenes, listas y notas de seguimiento.

Apoya el corte de facturación de fin de mes ayudando a recopilar la documentación que falta.

Ayudar con la limpieza de archivos, proyectos administrativos y otras tareas acordes con el ámbito del puesto.

Cualificaciones

Se aceptan candidatos de nivel inicial.

Se prefiere uno o más años de experiencia en oficina, administración, contabilidad, facturación, cuentas por cobrar o introducción de datos.

Gran atención al detalle y precisión.

Buenas habilidades organizativas y de seguimiento.

Cómodo usando hojas de cálculo, documentos compartidos y sistemas de archivo digital.

Capacidad para seguir listas de comprobación, instrucciones escritas y plazos.

Habilidades profesionales de comunicación escrita y verbal.

Capacidad para gestionar adecuadamente información confidencial de la empresa, clientes, facturación y financieros.

La experiencia con Excel, Google Sheets, Odoo, Ramp, QuickBooks o sistemas similares es útil, pero no es obligatoria.

Habilidades requeridas

Organización
Precisión en la introducción de datos
Seguimiento de hojas de cálculo
Gestión documental
Atención al detalle
Comunicación profesional
Confidencialidad
Seguimiento
Disposición a aprender

Compensación y beneficios

Es un puesto a tiempo completo, no exento, por horas, con una remuneración esperada de 20,00 $ por hora, dependiendo de la experiencia y las cualificaciones. Este puesto es elegible para pago de horas extra conforme a las leyes federales y de horas salariales aplicables de Carolina del Norte. Los empleados deben registrar correctamente todas las horas trabajadas, y no se permite trabajar fuera de horario.

Este puesto es a tiempo completo y elegible para beneficios. Los beneficios a tiempo completo actualmente incluyen:

·        seguro médico 100% pagado por el empleador bajo el plan médico base de DAGDA para empleados a tiempo completo elegibles; Los empleados pueden optar por actualizar a un plan médico de nivel superior a su propio coste, sujeto a las opciones disponibles y a los requisitos de deducción por nómina.

·        Seguro dental, sujeto a los términos del plan aplicable y a los requisitos de elegibilidad.

·        Seguro de visión, sujeto a los términos del plan aplicable y a los requisitos de elegibilidad.

·        Plan de jubilación 401(k) con una aportación de la empresa de hasta un 3%, sujeto a los términos del plan y requisitos de elegibilidad.

·        Tiempo libre pagado (PTO).

·        Festivos observados por la Compañía cuando corresponda, según el puesto, el calendario y la política de la Compañía.

·        Otros beneficios proporcionados por la empresa están disponibles para empleados a tiempo completo elegibles.

Igualdad de Oportunidades en el Empleo

DAGDA International es un empleador de igualdad de oportunidades y cumple con todas las leyes laborales federales, estatales y locales aplicables. Las decisiones laborales se toman sin tener en cuenta ningún estatus protegido según la ley aplicable.

Se pueden proporcionar adaptaciones razonables a personas cualificadas con discapacidad para que puedan desempeñar las funciones esenciales del puesto, a menos que ello suponga una dificultad excesiva.